Splitsingsakte uitwerken in processen
Uit de Splitsingsakte kun je veel procedures afleiden voor betrokken bij een VvE. Die betrokkenen kunnen uit de gepubliceerde documentatie makkelijker lezen wat door wie moet worden gedaan, wanneer iets moet worden gedaan en wat het oplevert.
Via links In de publicatie kan de lezer makkelijk zien hoe alles samenhangt. Ook is het belangrijk dat de relatie met de Akte van Splitsing snel te vinden is. De reden voor een procedure moet daarin te vinden zijn. Hier vind je het uiteindelijke resultaat.
Splitsingsakte en processen
Uit de Splitsingsakte staan de volgende elementen waarmee processen opgesteld kunnen worden:
- Definities van proces elementen. Het onderwerp voor een proces.
- Betrokkenen bij proces. Wie moet wat doen voor wie.
- Stappen die worden uitgevoerd. Wat wordt gedaan onder welke omstandigheden en wat leveren deze stappen op.
- Fases in het proces. Welke stappen horen bijelkaar.
- Documenten die worden gebruikt. Waar gaan de documenten over. Wie maken de documenten en wie maken er gebruik van. Wie moeten de documenten goedkeuren.
Proces Jaarvergadering
Aan de hand van een voorbeeld kun je het afleiden van processen uit de Akte van Splitsing het makkelijkste ontdekken. Het voorbeeld is het proces rondom de Jaarvergadering van de VvE.
Het wordt gebruikt in de fase organisatie jaarvergadering.
De eerste stap is Samenstellen document jaarrekening
Gevolgd door Goedkeuren jaarrekening
Mogelijk gevolgd door Wijzigen jaarrekening
De stap Uitbrengen jaarverslag komt daarna.
Tenslotte is Reserveren bedrag in reservefonds nodig.
De stappen zijn gekoppeld aan artikelen in de Akte van Splitsing.
Via de hierboven vermelde links naar gepubliceerde stappen kunnen de betrokken artikelen in de Akte van Splitsing worden geopend.
Elementen voor processen
Het ontwerp patroon gebruikt elementen van het type "procesdefinitie" om processen te benoemen en stappen te bundelen. Voor een akte van splitsing zijn de volgende definities aangemaakt:
- jaarvergadering vve: Het organiseren en houden van jaarvergaderingen.
- reservefonds: De spaarpot van de VvE voor het uitvoeren van onderhoud.
- onderhoudsplanning: Plannen van het onderhoud.
- meerjaren onderhoudsplan: Het opstellen van een plan voor onderhoud over meerder jaren.
- aangepaste storting reservefonds: Het wijzigen van de jaarlijkse storting in het reservefonds.
Voor al deze definities zijn meerdere stappen aangemaakt.
Het overzicht van de procesdefinities staat hier.